کلیات نظارت و ارزیابی -داود پاک نیت

عنوان : کلیات نظارت و ارزیابی

تنظیم کننده : داود پاک نیت

هر سیستمی با اهدافی مشخص بوجود می آید و ایجاد آن نیز نیاز به انجام برنامه ریزی خاصی دارد . در این راستا درون داد ، فرآیند و برون دادهای مورد انتظار هم از پیش تعیین می شوند . اما مقدم بر پیدایش یک سیستم کارآمد و پویا این مهم است که : انسانهای اندیشمندی پیدا شوند تا به فکر ایجاد سیستم هدفمند بیفتند و برای گردش آن برنامه ریزی کنند. این نیروی خلاقه یعنی اندیشه انسانی ، حاصل وجود یک دستگاه ، ماشین آلات یا فرد خاصی نیست ، بلکه حاصل مجموعه پیچیده ای از عوامل تاثیر گذار است که مسئولیت مستقیم آنرا متولیان امر بر عهده دارند که در این زمینه پر واضح است که : طراحی وعملیاتی نظام کارآمد نظارت و ارزیابی از جمله نکات راهبردی قابل توجه  و مقوم دستیابی به اهداف مورد نظر می باشد. 

 با عنایت به اینکه يکي از وظايف اساسي مديريتهای اعم از کلان و خرد ؛ نظارت ، کنترل و ارزيابي است که بدون آن تحقق اهداف مديريت امکان پذير نخواهد بود . به طوري که بدون توجه به اين جزء ، ساير اجزاي مديريت ، مثل ؛ برنامه ريزي ، سازماندهي و هدايت نيز ناقص بوده و تضميني براي انجام درست آن ها وجود ندارد . در حقیقت زمانی که یک برنامه تهیه شد و برای اجرای آن سازماندهی به عمل آمد و رهبری و هدایت آن مشخص شد ، انتظار این است که هدف های برنامه تحقق پیدا کند و در اجرای برنامه ، اطمینان وجود داشته باشد که روند حرکت دقیقاً به سوی اهداف تعیین شده می باشد . گاهی ممکن است حتی جزئیات برنامه به صورت دقیق اجرا گردد اما جهت گیری کلی در اجرای برنامه دارای انحراف بوده و ما را از هدف دور سازد . اطمینان از این که اجرای برنامه و هدایت آن درست صورت می گیرد و در صورت مشاهده انحراف ، اقدام لازم برای تصحیح آن به عمل می آید ، نیازمند فرآیندی است که آن را نظارت و کنترل می نامند.

تعريف ارزيابي

عبارتست از : سنجش و اندازه گیری کار و نتیجه بدست آمده از کار با مقیاس ها و شهخص هایی که بتوان کمیت وکیفیت مورد نظر را با دقت به صورت عینی و دور از داوری های مبهم اندازه گیری کرد .    

ارزيابي عملكرد نیز به مجموعه اقدامات و فعاليت هايي اطلاق مي‌گردد كه: به منظور افزايش سطح استفاده بهينه از امكانات و منابع در جهت دستيابي به هدف ها و شيوه‌ هاي اقتصادي توام با كارايي و اثر بخشي صورت مي‌گيرد.

تعریف نظارت

1 –  نظارت : مراقبت مستمر بر اجراي امور با نگاه دقيق و ریز بينانه در خصوص آنچه انجام گرفته و آنچه بايد انجام مي گرفت ( انطباق عملكرد با وظائف ) .

2- نظارت كوششي است كه مدير در جهت تطبيق عمليات با برنامه انجام مي دهد تا ميزان صحت و سقم فعاليت ها را بدست آورد . در نظارت موارد زير مورد توجه قرار مي گيرد :

نظارت ، عمليات و برنامه را با يكديگر تطبيق مي كند .

نظارت ، ميزان سلامت يا بيماري دستگاه و فعاليت ها را مشخص مي سازد .

نظارت ، توان واحدهاي مختلف را در انجام كارها بيان مي دارد .

نظارت ، مقدار پيشرفت عمليات و فاصله آن را تا هدف روشن مي نمايد .

نظارت ، لزوم هدايت خواهي و ظرفيت هدايت پذيري را بدست مي آورد .

نظارت چيزي نيست جز ارسال پيام هايي كه به طور موثر رفتار گيرنده پيام ها را تغيير دهد .

نظارت فرق بين  تلاش ثمر بخش و كوشش بي ثمر را بيان مي كند .

نظارت عبارت است از اينكه نظام در زمينه هدف هاي مورد نظر از انحراف حفظ شود .

نظارت : حمايت ، هدايت و تقويت افراد در مسير رشد ( حرفه اي – سازماني ) و كنترل فعاليت ها در جهت نيل به هدف هاي سازمان و بهبود مديريت .

فرآیند نظارت و کنترل را می‏توان طی ۴ مرحله انجام داد

1) تعیین معیار یا ضابطه کنترل
۲) سنجش عملکرد در برابر معیارها
۳) تشخیص انحرافات و تحلیل علل آن

۴) اقدامات اصلاحی

بطور خلاصه ، فرآیند مجموعه ای از فعالیتهای مرتبط به هم یا متعامل است که درون دادها را به برون دادها تبدیل می کند.

شاخص‏ها، کانون مدیریت نظارت و کنترل کارا

توجه عمیق به شاخص‌ها در شناسایی و درک بهتر نارسایی ها، کمبود ها و در بهبود برنامه از جهت کمی‏و کیفی کمک شایانی می‏کند. شاخص های عملکردی سه نگاه اساسی دارد؛ یکی این که به نظام ارزشیابی مدد می‏رساند. شاخص مشخصه ای است که: در اندازه گیری ورودی ها ، فرآیندها ، ستاده ها یا پیامدها مورد استفاده قرار می گیرد. دیگر این که، روش حرکت و مسیر را برای شناخت از کارکرد مدیران فراهم می‏آورد. و سوم خلاء های برنامه ای را از طرِیق ارزشیابی مشخص می‏کند. یک نظام مدیریت نظارت کارا معمولاً دارای شاخص ها با ویژگی‏هایی به این شرح است:

1) به هنگام بودن
۲) قابل اطمینان بودن
۳) معنی دار بود

4) هشدار دهندگی
۵) پیش بینی کنندگی

 

هدف اصلی از ارزیابی عملکرد

منظور از ارزیابی عملکرد، فرآیندی است که به وسیله آن مجموع فعالیتها در فواصل معین و به طور رسمی، مورد بررسی و سنجش قرار می‌گیرد. هدف نهایی از ارزیابی عملکرد، افزایش کارایی و اثربخشی سازمان است نه توبیخ و تنبه کارکنان ضعیف.  شایان ذکر است که در گذشته ارزیابی عملکرد فقط به منظور کنترل کار کارکنان انجام می‌گرفته ولی امروزه جنبه راهنمایی و ارشادی  مقوله مذکور اهمیت بیشتری یافته است.

مراحل مختلف فرایند ارزیابی عملکرد

1ـ هدف از ارزیابی عملکرد معین شود: ضروری است زیرا به ندرت می‌توان سیستم واحدی برای ارزیابی طراحی نمود که تمام جوانب را در نظر بگیرد. بنابراین باید اهداف ویژه‌ای که سیستم ارزیابی عملکرد برای نیل به آن طراحی و اجرا می‌گردد مشخص شود. بنابراین در اغلب موارد بیش از یک سیستم ارزیابی عملکرد مورد نیاز است.

2ـ برای کارکنان کاملا روشن نمود که در وظایف محول، چه انتظاری از آنها می‌رود: معمولاً به کمک اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست آمده و در شرح شغل منعکس گردیده است. همچنین

شاخص‌ها و استانداردهای ارزیابی عملکرد به اطلاع افراد رسانده می‌شود.

3ـ عملکرد واقعی فرد در شغل اندازه‌گیری می‌شود.

4ـ این عملکرد با استانداردهای عملکرد مقایسه می‌گردد.

5ـ نتایج حاصل از این مقایسه با فرد در میان گذاشته می‌شود و تصمیمات مقتضی اتخاذ می‌گردد.

 

روش‌های مختلف ارزیابی عملکرد

روش مقیاسی:

 روش مقیاسی یکی از قدیمی‌ترین و متداول‌ترین روش‌ها است در این روش کارکنان بر اساس عوامل معینی درجه‌بندی می‌گردند و یکی از دلایل عمده محبوبیت این روش سادگی و سهولت استفاده از آن است. در این روش ارزیاب که معمولاً رییس مستقیم کارکنان است با استفاده از فرم‌های بخصوصی اقدام به ارزیابی عملکرد آنها می‌نماید. در فرم‌ها فهرستی از صفات و ویژگی‌های که باید مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند درج شده است. مقیاسی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می‌شود به شکل پیوسته یا گسسته است. از ویژگی‌های این روش این است که ابعاد و جنبه‌های مختلف کار را مورد بررسی قرار می‌دهد که بزرگترین امتیاز این روش است. اما ویژگی‌های شخصیتی و صفاتی چون داشتن روحیه همکاری قدرت تشخیص و قدرت قضاوت حالت کیفی داشته و اندازه‌گیری آن به این روش امکان‌پذیر نیست.

عامل سنجی:

 از روش مقیاسی به طریق دیگری نیز می‌توان برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده نمود. بدین ترتیب که به جای ارزیابی عملکرد بر اساس صفات و خصوصیات شخصیتی فرد ، کارآیی او در انجام وظایف و مسئولیت‌های ویژه‌ای که در شغلش دارد ارزیابی می‌گردد که با استفاده از شرح شغل و وظایف محوله ارزیابی انجام می‌پذیرد.

روش ثبت وقایع حساس:

 عبارت است از ثبت عملکرد و تصمیم‌گیری‌های بسیار خوب و بد حین انجام وظایف است که اگر عمل بخصوصی نقش بسزایی در کارآمدی فرد داشته باشد این عمل یک واقعه حساس به شمار می‌آید. با ثبت این وقایع ارزیاب اطلاعات لازم را برای ارزیابی عملکرد در اختیار خواهد داشت. برای اینکار باید ارزیاب کل عملکرد فرد را طی یک دوره کامل ارزیابی نماید مثلاً یک سال که در صورتی که برای افراد زیادی انجام گیرد مشخصا دقت لازم را ندارد.

روش توصیفی:

در این روش از ارزیاب خواسته می‌شود تا شرحی درباره چگونگی عملکرد فرد بنویسد. موفقیت این روش به قدرت توصیف و تشریح ارزیاب بستگی پیدا می‌کند از آنجا که دست سرپرست در توصیف عملکرد کارکنان باز است و استاندارد خاصی ندارد ارزیابی بر این اساس کار ساده‌ای نیست.

روش قیاسی:

عملکرد فرد با استاندارد از پیش تعیین شده‌ای مقایسه و سنجیده می‌شود. تولید استاندارد بیشتر برای مراکز تولیدی متداول است و به همین دلیل بیشتر برای بازدهی یک کارگر متوسط تحت شرایط عادی کار می‌باشد. از مزایای آن هم عدم دخالت ذهنیت و قضاوت ارزشی است.

روش درجه‌ بندی:

 از ارزیاب خواسته می‌شود تا کارکنان را بر اساس یک معیار کلی از بهترین تا ضعیف‌ترین درجه‌بندی نماید. معمولا تعیین بهترین و بدترین کار ساده‌ای است اما تعیین مابین افراد کار سختی است به خصوص اگر تعداد کارکنان زیاد باشد.

مقایسه دو به دو:

 نوعی روش درجه‌بندی است که کار مقایسه کارکنان را آسان‌تر می‌نماید. در اینجا عملکرد هر یک از کارکنان با تک تک کارکنان دیگر سنجیده می‌شود.

توزیع اجباری:

 مانند روش درجه‌بندی نمونه دیگری از یک روش ارزیابی مقایسه‌ای است که ارزیاب باید عملکرد کارکنان را در گروه‌های خاصی دسته‌بندی نماید.

انتخاب اجباری:

 ارزیاب باید از میان چند جمله توصیفی درباره کارمند یکی را که فکر می‌کند شرح مناسبی درباره عملکرد باشد انتخاب کند. در مواردی از این شیوه استفاده می‌شود که مشخص گردد در ارزیابی نوع دیگر به شکل نامعقولی کارایی همه در سطح بالایی قرار گرفته پس با استفاده از تعیین خاصی از جملات از این کار جلوگیری می‌کنیم.

روش مقیاسی رفتاری:

از دو نظر با روش مقیاسی تفاوت دارد. اولا رئیس باید رفتار مرئوس را در شغل بر اساس مجموعه عواملی بسنجد که به وسیله مطالعه دقیق شغل ارتباط آنها با هم و نقش مهمشان در انجام موثر شغل ثابت شده است. ثانیاً در کنار مقیاسی که برای اندازه‌گیری رفتار درجه‌بندی شده است. استفاده از این روش نگرش مثبتی از ارزیابی به افراد می‌دهد و پایای و روایی بالایی دارد.

ارزیابی بر اساس مدیریت بر مبنای هدف:

 از جمله اهداف این روش ایجاد رابطه خوب میان رئیس و مرنوس و ایجاد جوی مساعد است که افزایش انگیزه و بالا بردن سطح عملکرد کارکنان را به دنبال دارد.

 *مدل ها و شیوه های دیگری در زمینه ارزیابی عملکرد از جمله ارزشیابی هیئت منصفه ای ، کمی ،ۀ کیفی و… نیز وجود دارد که به تناسب موضوعات در پیش رو مورد استفاده قرار می گیرند.

 

 انواع ارزیابی و شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان:

در هنگام طراحی سیستم ارزیابی عملکرد باید مشخص شود که سیستم برای ارزیابی فعالیت‌های شغل طراحی می‌شود یا برای ارزیابی نتایجی که باید از این فعالیت‌ها به دست آورد. یعنی شاخص‌هایی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان انتخاب می‌شوند، مربوط به فعالیت‌های آنها در شغل است یا مربوط به نتایجی که از این فعالیت‌ها به دست می‌آید. از آنجا که منظور نهایی سازمان، نیل به اهدافی می‌باشد که برای آن به وجود آمده است، هر سیستم ارزیابی‌ای که نتیجه عملکرد کارکنان را معیار اصلی برای ارزیابی قرار دهد از این مزیت برخوردار است که موجبات تشویق برای نیل به اهداف سازمان را فراهم نماید اما مشکل این است که منابع به هدر رفته و ضایعات احتمالی در شغل در ارزیابی منعکس نمی‌گردد و مشکل دیگر این است که علت عدم موفقیت در نیل به هدف مشخص نمی‌باشد. پس می‌توان بزرگترین مزیت معیار قرار دادن فعالیت‌های کارمند برای ارزیابی عملکرد او آگاهی از چگونگی انجام اعمالی است که برای رسیدن به هدف انجام می‌گیرد اما ایراد این شاخص هم این این است که فرد تنها به کارهایی می‌پردازد که موجبات بهتر نشان دادن عملکردش می‌گردد. با توجه به مزایا و معایبی که شرح داده شد روشن است که یک سیستم ارزیابی هنگامی موثر خواهد بود که شامل هر دو معیار باشد. تنها از این طریق می‌توان امیدوار بود سیستمی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان طراحی گردیده است هم باعث ایجاد انگیزه بیشتر برای عملکرد بهتر گردد و هم با کمک به کارکنان در کسب مهارت‌های لازم موجبات رشد و پیشرفت آنها را در سازمان فراهم آورد.

خصوصیات شاخص‌های ارزیابی عملکرد

مشاغل، مختلف و متنوع هستند و هر یک ویژگی‌های خاص خود را دارند. از این رو هرگز نمی‌توان مجموعه‌ای از شاخص‌های بخصوصی را تعیین کرد که عمومیت داشته باشند و بتوان از آنها برای ارزیابی عملکرد کارکنان در هر شغلی استفاده نمود. به طور کلی شاخص‌هایی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می‌شوند باید خصوصیاتی داشته باشند که استفاده از آنها دقت، صحت و اثربخشی فرایند ارزیابی را افزایش دهد. این خصوصیات عبارتند از:

بتوان به آن اعتماد کرد

 یعنی اندازه‌گیری شاخص در زمان‌های متفاوت، کم و بیش نتایج یکسانی را عاید سازد.

تفاوت‌هایی که از نظر عملکرد میان کارکنان وجود دارد تشخیص داده، آنها را از یکدیگر مجزا نماید

 بدیهی است که اگر شاخصی قادر به چنین تمایزی نباشد و عملکرد همه کارکنان را به یک شکل و کم بیش در یک سطح ارزیابی نماید.

 نتایج حاصل کمکی به مدیر در اتخاذ تصمیماتی چون افزایش پرداخت و ترفیع مقام نخواهد کرد.

متصدی شغل قدرت تأثیرگذاری بر آن را داشته باشد

یعنی اگر فرد بخواهد و برای او فرصت و امکانات مناسب وجود داشته باشد، بتواند در جهت بهتر کردن آن بکوشد.

برای کسانی که به بوسیله آن ارزیابی می‌شوند قابل قبول باشد.

سیستم ارزیابی عملکرد هنگامی می‌تواند موثر باشد که از شاخص‌های واقعی که ارتباط مستقیم با شغل دارند استفاده شود.

 

طرق مختلف انجام ارزیابی عملکرد عبارتند از:

ارزیابی سرپرست مستقیم

ارزیابی مرئوسان به وسیله رئیس مستقیم آنها، متداولترین شیوه ارزیابی است. از ویژگی‌های آن عبارتند از: اولا سرپرست فرد در موقعیتی قرار دارد که به آسانی می‌تواند به طور مستقیم بر رفتار و عملکرد مرئوس خویش نظارت کند. ثانیاً می‌دانیم ک سرپرست یک واحد در سازمان، مسئول اداره آن واحد به طور موثر است و اگر این کار توسط وی انجام نگیرد باعث تضعیف موقعیتش می‌گردد. ثالثاً گفته شد که فرایند ارزیابی عملکرد و فرایند آموزش در سازمان رابطه‌ای بسیار نزدیک و تنگاتنگ دارند و در واقع یکی از وظایف مهم سرپرست تربیت نیروی انسانی است.

ارزیابی رئیس به وسیله مرئوس

 مرئوس هر روز شاهد رفتار و کردار و عملکرد رئیس خویش است و به دلیل اجرای تصمیمات و دستوراتش در موقعیتی قرار دارد که می‌تواند درباره کاردانی و اثربخشی او قضاوت درستی داشته باشد. با این روش اولاً مدیر از نیازهای کارکنان آگاه می‌گردد. ثانیاً اطلاعاتی که از نتایج عملکردش به او داده می‌شود به وی کمک می‌کند تا مدیر بهتری شود ولی ایراد این شیوه هم این است که می‌تواند مبنای تصمیمات او به جای کارآیی و اثربخشی، کسب وجهه و محبوبیت در میان کارکنان گردد.

ارزیابی هم قطاران از عملکرد یکدیگر

 ارزیابی هم قطاران از عملکرد هنگامی مطمئن و قابل اعتماد است که اولاً ترکیب گروه هم قطاران برای مدت زمانی نسبتاً طولانی به همان شکل باقی مانده، تغییری نکند. ثانیاً وظایفی که اعضای گروه انجام می‌دهند، مرتبط و وابسته به یکدیگر باشد. ثالثاً هم قطارانی که عملکرد یکدیگر را ارزیابی می‌نمایند در رقابت مستقیم با یکدیگر برای دریافت همان پاداش‌ها نباشند.

ارزیابی گروهی

 ممکن است سازمان به شکلی باشد که با دو یا چند واحد مختلف سازمانی در ارتباط باشد در این موارد معمولا از چند نفر از سرپرستان و مدیرانی که با کارمند و کار او آشنایی دارند دعوت می‌شود تا با تشکیل گروهی عملکرد وی را ارزیابی نمایند. در این روش هر یک از اعضاء ارزیابی را از زاویه تخصص خود بررسی می‌نماید به این صورت کار از زوایای مختلف بررسی می‌گردد. و عیب بزرگ این روش کم بودن نقش و اهمیت سرپرست مستقیم درارزیابی مرئوس است و همچنین گردآوری تعدادی از مدیران گرد هم در گروهی به دلیل مشغله مشکل است.

ارزیابی از طریق خودارزیابی

نکته‌ای کهمهم می باشد این است که  ک معمولاً هیچ‌کس به اندازه خود او به جزئیات کار خویش آگاه نیست. همچنین اگر معیار ارزیابی برای وی مشخص باشد بهتر از هر کسی می‌تواند عملکرد خود را بسنجد این درحالی است که این روش مناسبی نیست چون به ندرت می‌توان کسی را پیدا کرد که بی‌طرفانه خود را ارزیابی نماید.

نتایج بارز ارزیابی عملکرد

توسعه فرآیند هدف گذاری

توسعه فرآیند بهبود دائمی

بهبود مدیریت

استفاده بهینه از منابع

ارتقای توان دستیابی سازمان به اهداف

بهبود تصمیم گیری

توسعه مشارکت ها

• د رخاتمه یادآوری می نمایدف از جمله عوامل مهم اقتصادی را علمای اقتصاد، منابع انسانی ، منابع طبیعی و سرمایه می دانند لیکن آنچه مورد اتفاق نظر دانشمندان و اقتصاد دانان می باشد ، این است که : منابع انسانی در این بین حرف اول را می زنند و می توانند دو عامل دیگر، یعنی عوامل طبیعی و سرمایه را تحت الشعاع خود قرار دهد، که نمونه هی عینی آن را در اغلب کشورهای توسعه یافته می توانیم مشاهده نمائیم . اکثریت قریب باتفاق کشورهایی که قله های ترقی را پشت سر گذاشته اند به منابع انسانی توجه و اهتمام خاص داشته اند و مدیریت علمی را در اداره امور کشور خود حاکم نموده اند . در این راستا بدون تردید می توان اذعان داشت که : رمز پیشرفت و ترقی آنان در توجه به مدیریت منابع انسانی، علی الخصوص در زمینه آموزش و تربیت نیروی انسانی با بهره گری مناسب از ظرفیت ارزیابی عملکرد علمی و پیاده سازی سیستم های مختلف نگهداشت نیروی انسانی از طریق جلب مشارکت جامعه هدف مورد نظر می باشد.