عوامل مهمي كه در كارآيي سازمان دخالت دارند

تقسيم كار يا طبقه‌بندي(departmentation) به صورتهاي مختلف بر اساس تعداد، زمان، وظيفه، منطقه جغرافيايي، محصول، مشتري، اولويت بازار و فرآيند، انجام مي‌شود:
اصولاً سلسله مراتب اختيارات (بوروكراسي) و طبقه‌بندي و تقسيم كار امري ضروري است و بدون آن انجام وظايف امكان‌پذير نيست. اما در تقسيم كار و سلسله مراتب سازماني بايستي عوامل مهمي كه در كارايي سازمان دخالت دارند در نظر گرفته شود. اين عوامل ممكن است عوامل فرهنگي، نظامي، اقتصادي و سياسي باشند. بدون ترديد سازماندهي و ساختار سازماني وسيله‌اي است براي اجراي برنامه‌ها و اگر ساختار سازماني انعطاف‌ناپذير باشد بقاء و حيات سازمان را تهدي مي‌نمايد. در سلسله مراتب سازماني، سازمان‌ها به سازماني مسطح و سازمانهاي بلند تقسيم ‌مي‌شوند. سازمانهاي بلند داراي سلسله مراتب يا سطوح زيادي در مديريت و به شكل عمودي است و برعكس، سازمان‌هاي مسطح داراي سطوح مديريت كمتر و گسترش افقي هستند. اگر سلسله مراتب سازماني بلند و عمودي باشد و از سطوح مديريتي زياد برخوردار باشد درجه تعامل كاركنان با مدير سازمان كمتر و فاصله بين صف و ستاد افزايش مي‌يابد. سازمان‌هاي فرهنگي و هنري بدليل ارتباط گسترده‌اي كه با اجتماع و مخاطبين و ارتباط با هنرمندان دارند بجاي داشتن سلسله مراتب عمودي و بلند لازم است از سلسله مراتب افقي و مسطح برخوردار باشند تا مدير سازمان بتواند تعامل بيشتري با كاركنان و مخاطبين و حوزه بيروني داشته باشد. از سوي ديگر طبقه‌بندي و تقسيم كار بر اساس وظيفه و مخاطبين و محصول از اهميت بيشتري نسبت به تقسيم كار بر اساس تعداد، زمان، ناحيه و فرآيند دارد. به عنوان مثال وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي از گذشته دور داراي ساختاري است كه در آن معاونت سينمايي و معاونت هنري و معاونت مطبوعاتي و معاونت فرهنگي از يكديگر تفكيك شده‌اند و تقسيم‌بندي بر اساس وظيفه و مخاطبين و محصول است. در حاليكه بر اساس مقررات نوسازي و تحول اداري تلاش مي‌شود تعداد معاونت‌ها را محدود و بر اساس فرآيند، ساختار جديدي را طراحي كنند. بدون اينكه بخواهيم اظهار نظر كنيم، هر گونه تقسيم‌بندي جديد در كاركردهاي سازماني مورد نظر تأثيرگذار خواهد بود و بجاي كارشناسانِ تحول اداري، لازم است كارشناسان فرهنگي و هنري در مورد شيوه تقسيم كار طراحي مناسب را پيشنهاد دهند. تصور كنيد سلسله مرتتب و ساختار سازماني يك موسسه فرهنگي و هنري امكان تعامل نزديك مدير فرهنگي را با مخاطبين و حوزه اجتماعي محدود نمايد لذا مدير فرهنگي و هنري نيازمند داشتن اختياراتي است كه سطوح سلسله مراتب را كوهتاهتر و تقسيم كار بهتري را طراحي نمايد.
علاوه بر اين در ساخت سازمان رسمي، سازمان غير رسمي(informal organization) نيز امكان پديدار شدن دارد. روابط اعضاء در سازمان رسمي بر اساس مقررات تعريف شده است اما برخلاف سازمان رسمي ممكن است اعضا خود بخود بر اثر حشر و نشر و مناسبات دوستانه و علائق و سلائق مشترك روابط نخستين يابند. اين روابط كه در سازمان غير رسمي پديد مي‌آيد مي‌تواند بر يگانگي سازمان رسمي و قدرت و كاركرد آن بيافزايد و يا ممكن است در روند انجام وظايف رسمي سازمان مانع و اخلال شود. در سازمان‌هاي فرهنگي و هنري بدليل وجود همكاران هنرمند و فرهنگي، آمادگي زيادي براي تشكيل سازمان غير رسمي وجود دارد و روابط كاركنان در انجام وظايف سازمان بشدت تأثيرگذار است. مديران فرهنگي مي‌توانند از روابط سازمان غير رسمي براي ترغيب همكاران به فعاليت و افزايش كاراي سازمان بهره گيرند و فرصت‌هايي را براي بروز مشتركات فراهم آورند.
نوشته محسن فردرو1386

Hide picture