وظایف هفت گانه مدیریت -مهدی اسماعیلی الموتی دانشجوی دکتری مدیریت رسانه
گیولیک
لوتر هلسی گیولیک در سال ۱۸۹۲ در اوزاکای ژاپن متولد شد زیرا والدینش به عنوان مبلغان دینی به آنجا اعزام شده بودند. گیولیک در
سال ۱۹۱۴ در سن ۲۲ سالگی لیسانس اش را از دانشگاه اوبرلین گرفت و در سال ۱۹۱۶ به موسسه تحقیقات شهری نیویورک
پیوست. گیولیک در سال ۱۹۱۷ با ورود ایالات متحده آمریکا به جنگ جهانی اول؛ همانند هنری گانت، فرانک گیلبرت، هنری فایول،
ماکس وبر و سایر نظریه پردازان مدیریت؛ در سن ۲5 سالگی به ارتش کشورش پیوست البته گیولیک در آن زمان در بین نظریه پردازان
مدیریت مطرح نبود اما همانند آنها جنگ جهانی اول را تجربه کرد. بعد از برگشتن از جنگ؛ گیولیک به عنوان رئیس موسسه تحقیقات
Public ( شهری نیویورک منصوب شد.گیولیک در سال ۱۹۲۰ از دانشگاه کلمبیا مدرک دکتری خود را در رشته اداره عمومی
را بازسازی کرد و روی مسائل بین NIPA دریافت کرد.گیولیک موسسه ملی مدیریت دولتی معروف به نیپا )Administration
تغیر پیدا کرد.
گیولیک از طریق این موسسه به چین، ژاپن و یوگسلاوی IPA المللی متمرکز شد بنابراین نام آن به موسسه مدیریت دولتی
مشاوره مدیریتی می داد و از طریق این فعالیت ها در سال ۱۹۳۰ و در سن ۳۸ سالگی در سطح بین المللی به عنوان یکی از صاحب نظران
مدیریت دولتی مطرح شد و متعاقب آن در سال ۱۹۳۱ به عنوان استاد علوم مدیریت شهری در دانشگاه کلمبیا برگزیده شد و تا سال ۱۹۴۲
۱۹5۶ مدیر شهر نیویورک بود.گیولیک – یعنی 5۰ سالگی در آنجا به فعالیت استادی خود ادامه داد.گیولیک از سال1954
بنیانگذارکلرینگ هاوس مدیریت دولتی و عضو کمیته سازماندهی مجدد سازمان ریاست جمهوری روزولت بود و بعد از جنگ جهانی
دوم به کشورهای هند، مصر و… مشاوره می داد.گیولیک در سال ۱۹۶۱ در سن ۶۹ سالگی خود را بازنشست کرد اما به نوشتن کتاب و
با همکاری ارویک منتشرکردکه یک کتاب » مقالاتی در مورد مدیریت علمی « مقاله ادامه داد.گیولیک در سال ۱۹۳۷ کتابی با عنوان
کلاسیک در مدیریت محسوب می شود و در آن به نظریه های پیشروان مدیریت علمی مثل فردریک تیلور، هنری گانت، گیلبرتها،
که تحت ریاست IPA امرسون، هنری فایول، ماری پارکر فالت،جیمز مونی و… می پردازند. این کتاب را موسسه مدیریت دولتی
گیولیک بود منتشر کرد.گیولیک حدود ۱5 کتاب و بیش از ۲۰۰ مقاله به تنهایی یا با همکاری دیگر دانشمندان مدیریت منتشر کرد و
سرانجام در سال ۱۹۹۳ و تنها یک هفته بعد از جشن ۱۰۱ سالگی در نیویورک از دنیا رفت.
ارویک
لیندال فاونس ارویک در سال ۱۸۹۱ در انگلستان به دنیا آمد یعنی یک سال زودتر از گیولیک به دنیا آمده است.ارویک در سال ۱۹۱۳
در سن ۲۲ سالگی در رشته تاریخ مدرن از آکسفورد لیسانس گرفت و برای مدتی در شرکت خانوادگی خود به نام فاونس مشغول به کار
شد.ارویک نیز همانند دیگر دانشمند هم عصر خود با شروع جنگ جهانی اول به ارتش کشورش پیوست و با پایان جنگ به شرکت
در » انیستیتو بین المللی مدیریت « خانودگی برگشت اما بعد از مدتی از آنجا را ترک کرد.ارویک در سال ۱۹۲۸ در ۳۷ سالگی سرپرست
ژنو شد و تا سال ۱۹۳۳ که این موسسه تعطیل شد در آنجا مشغول بود و بواسطه این شغل و علاقه ای که به نظریه پردازان مدیریت علمی
در آمریکا داشت با دانشمندان مدیریت آمریکا ارتباط برقرار کرد و کارهای مشترکی را با گیولیک انجام داد.ارویک در سال ۱۹۳۴ در
۶۹ – ۱۹۶۰ در سنین 5۹ – ۴۳ سالگی در لندن اولین مرکز مشاوره مدیریت درانگلستان را راه اندازی کرد.ارویک در بین سالهای 1950
سالگی به شهرت بین المللی رسید و جوایزی همچون مدال طلایی هنری گانت، کلید تیلور را بعد از آن دریافت کرد. در این برهه از
مقالاتی « مان؛ ارویک دو مدرسه بازرگانی یکی در شهر منچستر و یکی در شهر لندن در انگلستان تاسیس کرد.ارویک علاوه بر کتاب
کتاب « و ،» مدیریت فردا « ،» ساخت مدیریت علمی « که به همراه گیولیک نوشت کتابهای مطرح دیگری از جمله » درمورد علم مدیریت
را تالیف و منتشر کرد.ارویک معتقد بود مدیریت به عنوان یک حرفه باید از تاریخ و پیشکسوتان خود مطلع باشد به » طلایی مدیریت
همین دلیل به بیوگرافی نظریه پردازان مدیریت نیز در کنار نظریه ها و تئوری ها می پرداخت.ارویک سالهای پایانی عمرش را در استرالیا
سپری کرد و نهایتاً در سال ۱۹۸۳ در سن ۹۳ سالگی در استرالیا از دنیا رفت.
POSDCORB
که در سال ۱۹۳۷ منتشر شده است و با تاثیر از نظرات هنری فایول؛ هفت » مقالاتی در مورد علم مدیریت « گیولیک و ارویک در کتاب
خلق کردند. POSDCORB وظیفه مشترک و جهانشمول را برای مدیریت اجرایی ارشد شناسایی کردند و برای آن یک اصطلاح بنام
در آن دوره (بیش از ۸۰ سال قبل) کارایی و افزایش تولیدات کارگاهی و کارخانه ای هدف اول مدیریت علمی بود. گیولیک و ارویک
با ارائه این نظریه نامشان را در کتابهای نظریه پردازان و تئوریهای مدیریت برای همیشه به یادگار گذاشتند و حتی شهرتشان در عصر
خودشان نیز به دلیل ارائه این نظریه بود. آنها معتقد بودند مدیر اجرایی ارشد در سازمانی؛ چه دولتی چه خصوصی؛ باید این وظایف را
و سپس »؟ کار مدیر اجرایی چیست؟ چه کارهایی را باید انجام دهد « : انجام دهد.گیولیک و ارویک در این کتاب سوالی مطرح کردند
هفت وظیفه کاری مدیریت ارشد اجرایی را معرفی می کنند: POSDCORB
وظایف هفت گانه مدیریت
(لوترگیولیک و لیندال ارویک):
در واقع لغت POSDCORB. برای اولین بار توسط لوتر گیولیک و لیندال ارویک مطرح شد (POSDCORB) اصطلاح
مفهوم خاصی نیست، بلکه از کنار هم قرارگرفتن یک سری از حروف لاتین که اول یک سری از وظایف مدیران می باشد تشکیل شده
است. به بیان دیگر لوترگیولیک و لیندال ارویک که یکی از دانشمندان معاصر علوم اداری می باشد ، وظایف مدیر را در اصطلاح لاتین
خلاصه می کند. این اصطلاح مفهوم خاصی ندارد و صرفاً برای کمک به حافظه درست شده است.بنابراین طبقه POSDCORB
بندی حروف اصطلاح نامبرده معروف وظایف مدیران به شرح زیر است:
برنامه ریزی: برنامه ریزی در واقع شالوده مدیریت می باشد و شامل پیش بینی عملیات اساسی و تعیین طرق اجرای Planning –
آن به منظور تأمین اهداف سازمان است.
سازماندهی: سازماندهی در واقع بیانگر ساز و کارهای هماهنگی است که مشخص می کند چه کسی به چه کسی Organizing –
باید گزارش دهد. در واقع شامل تعیین حدود اختیارات است که طبق آن وظایف از هم تفکیک می شود.
کارگزینی و تامین نیروی انسانی: کارگزینی و امور مترتب بر آن که شامل استخدام، کارآموزی و همچنین تأمین Staffing –
شرایط مساعد کار و سایر موارد است یکی از مهمترین وظایف مدیران می باشد.
فرماندهی و هدایت: فرماندهی یکی از وظایف مدیران می باشد که شامل عمل مداوم اخذ تصمیم های خاص یا Directing –
کلی و صدور دستور به منظور هدایت و رهبری سازمان است . وحدت فرماندهی نیز یکی از اصول چهاردهگانه هنری فایول می باشد.
هماهنگی: شامل عمل مهم تطبیق وظایف مشاغل مختلف سازمان به منظور تحقق یافتن هدف مطلوب می Coordinating –
باشد.هماهنگی دارای یک سری فنون و سازوکارهای خاص است که در یادداشت های مختلف مدیریتی به آن اشاره شده است.
تهیه گزارش یا گزارش دهی: ارتباطات به عنوان وظیفه ای که انتقال دهنده پیام ها، گزارشات، دستورات و … Reporting –
می باشد یکی از مهمترین موارد مطروحه در نظریه گیولیک است. در واقع به معنای آنکه مجری کسانی را که در برابر آنها مسئول است
از جریان پیشرفت امور آگاه می سازد. گزارش دهنده باید در اثر مطالعات، تحقیق و بازرسی از جریان پیشرفت امور آگاه باشد.
بودجه بندی: بودجه بندی یکی از مهمترین وظایف مدیریت در نظریه گیولیک است که شامل تنظیم طرح مالی Budgeting –
عواید و مخارج سازمان و نظازت بر اجرای آن می باشد.بودجه بندی شامل انواع و تکنیک های مختلف است که در کتب بودجه ریزی
مطرح گردیده است.این هفت طبقه بندی وظایف مدیران طبق اصل گیولیک است.
* مختصری در رابطه با کارگزینی و تامین نیروی انسانی Staffing
استخدام، مصاحبه ،کارآموزی و تامین شرایط لازم برای کار، از مهمترین اتفاقاتی است که میتواند باعث قدرت یا ضعف یک سازمان شود. مدیر اهداف، راه ، اسرار کار و چالش ها را می شناسد و در نتیجه اوست که میتواند بفهمد چه کسانی و چگونه میتوانند به مجموعه کمک کنند.برای انجام کارها نیاز به
استخدام،آموزش، نگهداری و جبران خدمات کارکنانی است که باید شرایط احراز آن کارها را داشته باشند.هر سازمانی برای رسیدن به
اهداف خود، باید بتواند نیروهای انسانی مناسبی را برای پست های خالی موجود، استخدام کند. هزینه استخدام اشتباه کارمندان بسیار زیاد
است، به همین دلیل این فرآیند یکی از اصلی ترین و احتمالا مهم ترین وظایف مدیریت محسوب می شود.در صورتی که یک مدیر
بتواند پست های سازمانی را به خوبی مشخص کند و شرح وظایف و نیازمندی های آن ها را تدوین کند، می تواند فرد مناسبی را برای
کار در موقعیت شغلی موجود انتخاب کند. فردی که بتواند سازمان را در رسیدن به اهدافش یاری کند.همانطور که مدیریت برای تهیه و
تأمین احتیاجات یک مجموعه از نظر مواد ، وسائل و تجهیزات و محل مناسب دقت کافی به کار می برد برای جذب نیروی انسانی شایسته و مناسب
و آموزش و تربیت آن ها نیز باید دقت کافی به عمل آورد. در عین حال نباید فراموش کرد که تأمین و استخدام و به کارگیری نیروی انسانی به مراتب
مشکل تر و پیچیده تر از تأمین مواد و وسائل است .حفاظت و نگهداری از نیروهای انسانی نیز به مراتب سخت تر و ظریف تر از حفاظت از مواد و
تجهیزات می باشد. تأمین نیروی انسانی عبارتست از نیازمندی های نیروی کار ، ذخیره کردن افراد در دسترس ، استخدام ، انتخاب ، جایگزنی ، تشویق
، ارزیابی ، جبران و آموزش افراد مورد نیاز.در تأمین نیروی انسانی آنچه که در عمل روی می دهد این است که با توجه به برنامه های سازمان ،نیروهای
انسانی مورد نیاز مشخص می گردد و در مرحله اول با بررسی نیروی موجود در جهت تأمین این نیروها اقدام می شود و در صورت لزوم آموزش های
لازم نیز به عمل می آید و در مرحله دوم در صورت عدم تأمین این نیاز از درون سازمان ، از خارج سازمان نیروهای مناسب برگزیده می شوند و به
موازات استخدام نیروی انسانی ، برنامه های آموزشی و ارتقاء نیروی انسانی و همچنین برنامه های حفظ و نگهداری آن به مرحله اجراء در می آید .از
این رو بکار گماردن در بین وظایف اصلی مدیریت اهمیتی حیاتی دارد.بکار گماردن یعنی استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب برای پستها
و مشاغل سازمانی که در مرحله سازماندهی تعریف شدهاند.بدون داشتن نیروی انسانی خوب، دستیابی به اهداف سازمانی کاری تقریبا محال
است.پس یک مدیر باید بتواند نیروهایی حرفهای و مناسب برای هر موقعیت شغلی استخدام کند.آنها را آموزش دهد و در نهایت بکار
بگیرد.این نیروهای انسانی هستند که فعالیتهای سازماندهی و دسته بندی شده را انجام میدهند. در نتیجه اهداف خرد سازمان بدست میآیند و با
ادامه این فرآیند، در نهایت اهداف کلان سازمانی هم محقق میشوند.برای این منظور مدیر باید اصول استخدام نیروهای انسانی مناسب را به خوبی
یاد بگیرد.کارگزینی به معنی یافتن و حفظ نیروی کار مناسب برای سازمان در سطوح مدیریتی و غیرمدیریتی است. این فرآیند شامل فرآیند جذب،
آموزش، توسعه، جبران خسارت، ارزیابی و نگهداشت نیروی انسانی با کمک تشویق و ایجاد انگیزه است. ازآنجایی که عنصر انسانی حیاتیترین
عامل در فرآیند مدیریت است، جذب پرسنل مناسب اهمیت بالایی دارد.کارکرد مدیریتی کارگزینی شامل حفظ ساختار سازمان از طریق انتخاب،
این اصل (Kootz & O’Donnell) ارزیابی و توسعهی مناسب و موثر پرسنل برای ایفای نقشهای تعیین شده شان در آن ساختار است.کوتز و اودانل
بسیار مهمتر است، زیرا افراد از نظر هوش، دانش، مهارت، تجربه، وضعیت جسمانی، سن و نگرش متفاوتند و این باعث پیچیدگی این اصل میشود.
از این رو، مقام مدیریت باید علاوه بر شایستگی فنی و عملیاتی، ساختار جامعه شناختی و روانی نیروی کار را نیز بشناسد.استخدام اعضای
کارآمد برای سازمان مولد،بسیار ضروری هستند. انتصاب افراد مناسب برای نقشهای مختلف مسئلهی مهمی است تا آنها بتوانند به صورت
موثرکارکنند.
منابع: مدیریت استراتژیک منابع انسانی تالیف مایکل آرمسترانگ و ترجمه دکتر سید محمد اعرابی و امید مهدیه،مدیریت منابع انسانی دکتر اسفندیار
سعادت،مدیریت منابع انسانی)استخدام و اداره کارکنان( ترجمه دکتر ملوک دیوانگاهی،مدیریت سرمایه انسانی دکتر محمد علی شریفیان
پی دی اف این مطالب را می توانید در اینجا مطالعه نمایید:
